Zahlen & Unterlagen
Betriebs- und Heizkostenabrechnung: Belege rechtzeitig zusammenführen
Für Eigentümer, denen die jährliche Abrechnung Zeit kostet oder die Rückstände aufholen müssen.
Die Ausgangssituation
Rechnungen liegen in Ordnern und Postfächern, der Messdienst schickt Daten, ein Mieter ist im Juli ausgezogen. Die Abrechnung muss dem Mieter innerhalb von zwölf Monaten nach Ende des Abrechnungszeitraums zugehen – sonst sind Nachforderungen in der Regel ausgeschlossen.
Was Sie davon haben
Wir sammeln, ordnen und prüfen die Daten und organisieren eine nachvollziehbare Abrechnung mit Belegverzeichnis. Fragen von Mietern werden geordnet beantwortet.
Die acht Bausteine im Einzelnen
Abrechnungszeitraum und Einheiten erfassen
Abrechnungsjahr, Einheiten, Flächen und Nutzungszeiten werden festgelegt.
Rechnungen und Verteilerschlüssel zuordnen
Jede Rechnung wird einer Kostenart und einem Verteilerschlüssel zugeordnet.
Verwaltung und Instandhaltung von Betriebskosten trennen
Verwaltungs- und Reparaturkosten werden herausgerechnet, weil sie nicht umlagefähig sind.
Verbrauchsdaten des Messdienstes einholen
Verbrauchswerte werden beim Messdienst angefordert und plausibilisiert.
Vorauszahlungen und Nutzerwechsel einarbeiten
Vorauszahlungen und Mieterwechsel im Jahr werden korrekt berücksichtigt.
CO₂-Kostenaufteilung mit Abrechnungsfachperson organisieren
Die Aufteilung der CO₂-Kosten wird mit einer Abrechnungsfachperson organisiert.
Plausibilitätskontrolle und Freigabeprozess durchführen
Vor der Freigabe prüfen wir auf Ausreißer und Vollständigkeit.
Belegeinsicht und Rückfragen geordnet bearbeiten
Mieter können Belege einsehen; Rückfragen werden dokumentiert beantwortet.
Wer macht was?
Helping Immo
Datensammlung, Zuordnung, Plausibilisierung und Kommunikation.
Fachpartner
Messdienst und gegebenenfalls Abrechnungsstelle für Heizkosten und CO₂-Aufteilung.
Sie entscheiden
Freigabe der Abrechnung vor Versand.
Enthalten
- Datenerfassung
- Kostenzuordnung
- Plausibilitätsprüfung
- Versand- oder Bereitstellungsnachweis
Separat zu beauftragen
- Messdienstkosten
- Rekonstruktion von Altjahren
- Rechtsprüfung strittiger Positionen
Wichtige Abgrenzung
Umlagefähigkeit ist vertrags- und gesetzesabhängig. Keine pauschale Umlegung der Komplettbetreuungsgebühr auf Mieter; Verwaltung und Instandhaltung sind nach § 1 BetrKV keine Betriebskosten.
Ablauf
Datensammlung
Belege und Messdienstdaten anfordern.
Zuordnung
Kostenarten und Schlüssel prüfen.
Entwurf
Abrechnung mit Belegliste erstellen lassen.
Freigabe
Sie prüfen und geben frei.
Zustellung
Nachweisbar an die Mieter, Rückfragen beantworten.
Was wir von Ihnen brauchen
- Alle Rechnungen des Jahres
- Mietverträge mit Umlagevereinbarung
- Vorauszahlungen
- Messdienstvertrag
- Flächen- und Personenangaben
Vergütung
Für diese Leistung gibt es noch keinen freigegebenen Festpreis. Sie erhalten nach der Aufnahme ein schriftliches Angebot mit Mindestumfang, Fahrtkosten und allen Fremdkosten. So berechnen wir
Beispiel
Häufige Fragen
Bis wann muss die Abrechnung beim Mieter sein?
Grundsätzlich innerhalb von zwölf Monaten nach Ende des Abrechnungszeitraums (§ 556 Abs. 3 BGB).
Kann ich Ihre Gebühr auf die Mieter umlegen?
Nein. Verwaltungskosten sind nach § 1 BetrKV keine Betriebskosten.
Was ist mit den CO₂-Kosten?
Seit 2023 werden CO₂-Kosten für Wohngebäude nach einem Stufenmodell zwischen Vermieter und Mieter aufgeteilt. Die Berechnung erfolgt mit der Abrechnungsstelle.
Erstellen Sie auch Abrechnungen für vergangene Jahre?
Ja, als gesondertes Projekt, sofern Belege vorhanden sind. Ob Nachforderungen noch möglich sind, prüft eine Fachperson.
Was, wenn ein Mieter widerspricht?
Wir beantworten Fragen und gewähren Belegeinsicht. Bei rechtlichem Streit geben wir an eine befugte Stelle ab.
Welche Software nutzen Sie?
Das legen wir mit Ihnen fest; vorhandene Abrechnungssoftware kann führend bleiben.
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Stand: 11. November 2026 · Rechtliche Aussagen werden vor Veröffentlichung fachlich geprüft.
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